Auditoría de comunicaciones

Mariangel Ardile y Andreina Párraga (*)

La medición de actividades complementarias forma parte del proceso de evaluaciones de las organizaciones, para determinar la aplicación de estudio en su entorno y estructura extra, dando paso a la auditoria de comunicación, las cuales consisten en la aplicación e interpretación de los niveles de interacción y participación que tienen las distintas audiencias en el sector organizacional, donde el factor tiempo juega un papel fundamental a la hora de hacer las correcciones oportunas de las estrategias o planes de acción que permitirán alcanzar las metas planteadas.

“Las razones más importantes para realizar una auditoria son: que esta permite establecer los objetivos de comunicación, evaluar los programas a largo plazo e identificar las fortalezas y debilidades y señalar aquellas áreas que requieran actividades adicionales” según David Milton-Barber, ex presidente del Public Relations Institute of South Africa (PRISA). Estas razones hacen que se fortalezca el alcance de la comunicación en los públicos primarios y secundarios, haciendo llegar hacia estos un mensaje acorde a lo que se le quiere hacer saber, es por ello que es de vital importancia realizar la auditoria de las comunicaciones al menos una vez al año y así asegurar una buena actividad comunicacional en la organización.

Las auditorias, permitirán que las audiencias internas se sientan involucradas con las actividades a desarrollar e identificadas con la organización. En cuanto a las audiencias externas, este proceso permitirá evaluar la proyección de la imagen y reconocimiento que se ha logrado con las estrategias anteriores, y verificar que nuevos métodos para aplicación de auditorias como “boletines y revistas de empresa, informes, declaraciones sobre la política, folletos, informes anuales, artículos, listas de distribución, contactos con los medios, personal, gráfico, logotipo, anuncios, comunicación en la recepción, salas de espera para visitantes…” como lo refiere Dennis Wilcox en su texto Relaciones Públicas. Además pueden usarse entrevistas informales con todos los trabajadores y entrevistas informales con los miembros y directores de los medios de comunicación masiva, consumidores, entre otros.

Para llevar a cabo la auditoria de comunicaciones es necesario aplicar tres fases, entres las que resaltan planeación, ejecución e informe, estructuradas de la siguiente forma:

• Planeación: en esta etapa se establece un boceto de la situación comunicativa de la empresa, basándose en los recursos económicos, materiales, la estructura y responsabilidades del personal, la identidad conceptual, entre otros. Los cuales se obtendrían a través de evaluación al público interno y externo que determinara el inicio de un segundo pasado.


• Ejecución: Es la fase integrada por la acción de las ideas aplicadas en el boceto el cual permitirá identificar las debilidades y fortalezas que se están presentando en la organización. “Aunque las tres fases son importantes, esta fase viene a ser el centro de lo que es el trabajo de auditoria, donde se realizan todas las pruebas y se utilizan todas las técnicas o procedimientos para encontrar las evidencias de auditoria que sustentarán el informe de auditoria“ (www.soeduc.cl/apuntes/proceso%20de%20auditoria.doc. Visitado el Domingo, 6 de Junio de 2010).


• Informe: Cuenta con las características de ser sencillo, claro y de contener los status económicos, niveles de vinculación con la empresa y conclusiones que proyecten los aspectos positivos que diga organización maneja en su estructura y demás aspectos corporativos, además de contener los aspectos negativos que lo ayudaran a formularse nuevas metas para un futuro, incluso reestructurar las ya existentes.

De esta manera la audiencia de las comunicaciones, es un aspecto que debe ser aplicado por todas las organizaciones que deseen tener una proyección interna y externa, donde se de a reflejar su identidad conceptual es decir, misión, visión y valores, elementos fundamentales para alcanzar el éxito empresarial.



(*) cursantes del 9no. período de Comunicación Social, mención organizacional, en la Universidad Católica Santa Rosa (UCSAR)